HIỆU QUẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH DÙNG CHUNG TỈNH QUẢNG NGÃI

Hiện 100% các cơ quan nhà nước ở Quảng Ngãi đã sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành dùng chung tại địa chỉ http://office.quangngai.gov.vn. Cơ quan, đơn vị phân công, phân quyền sử dụng đến từng cá nhân một cách khoa học, hợp lý, giúp liên thông văn bản 4 cấp. 

Bộ phận văn thư của UBND thành phố Quảng Ngãi mỗi ngày nhận và gửi đi rất nhiều văn bản. Nếu như trước đây, bộ phận văn thư sau khi soạn thảo phải in ra, trình kí và gửi đi, thì giờ đây, mọi thứ chỉ cần vài click chuột. Văn bản đến, văn bản đi được gửi đi tích tắc sau khi lãnh đạo duyệt và kí số. Theo chị Lê Thị Kim Ngân, nhân viên văn phòng HĐND & UBND thành phố Quảng Ngãi, khi chưa ứng dụng hệ thống này, bộ phận văn thư ở thành phố phải in và photo một lượng văn bản rất nhiều. Đó là chưa kể những văn bản mang tính gấp như hoả tốc, chỉ đạo của thành phố xuống các xã, phường rất vất vả. Từ khi triển khai thực hiện đến nay, hệ thống đã “giảm tải” rất nhiều cho văn thư trong lĩnh vực này. Đặc biệt là việc lưu trữ, kiểm tra hệ thống văn bản đã đến các đơn vị hay chưa rất nhanh chóng. Chị Kim Ngân cho biết: “Trường hợp chưa có trên hệ thống, chưa liên thông, văn bản giấy ở thành phố lượng giấy photo rất nhiều, đi cũng nhiều, rất dễ sai sót về văn bản. Đi xuống các đơn vị thường kêu không nhận được. Còn đây có hết trong hệ thống, người ta kiểm tra và thấy đã nhận rồi, rất chính xác.”

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có số đơn vị trực thuộc rất lớn, với 24 phòng và đơn vị trực thuộc, hơn 600 công chức, viên chức, người lao động. Đến thời điểm này, tất công chức, viên chức, người lao động tại Sở được cấp tài khoản trên hệ thống. Tất cả lãnh đạo, quản lý được cấp chứng thư số, chữ ký số. Văn bản điện tử đến và đi đều triển khai hoàn toàn trên hệ thống. Từ khi triển khai ứng dụng phần mềm, thông qua mục theo dõi quy trình xử lý, lãnh đạo đơn vị có thể nắm rõ công việc được giao cho ai xử lý, kết quả xử lý đến đâu, từ đó đôn đốc, nhắc nhở kịp thời. Từ đó, giúp lãnh đạo quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng và minh bạch. Nắm bắt đầu đủ thông tin để đưa ra các quyết định chính xác. Lãnh đạo dễ dàng tra cứu, điều hành văn bản trên điện thoại thông minh, ipad. Đặc biệt, ứng dụng chữ kí số đã giúp văn bản và điều hành thông suốt hơn. “Có thể nói khi rằng khi chúng ta thực hiện được chữ kí số trên điện thoại thì rất thuận lợi cho điều hành chỉ đạo chung, kịp thời của lãnh đạo Sở. Chỉ cần chúng ta đi chỗ nào có điện, có mạng là chúng ta theo dõi chỉnh sửa và sẵn sàng kí để phát hành văn bản kịp thời, Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Hồ Trọng Phương cho biết. 

Theo Phó Giám đốc Sở Thông tin & Truyền thông Đỗ Quang Nghĩa, Quảng Ngãi đưa vào vận hành chính thức hệ thống quản lý văn bản điều hành dùng chung vào năm 2021. Đến nay, đã có khoảng 1.500 cơ quan, đơn vị trong tỉnh triển khai sử dụng hệ thống. Trong 06 tháng đầu năm 2023, cũng đã gửi nhận trên hệ thống 1,7 triệu văn bản. Hệ thống cũng đã triển khai trên ứng dụng điện thoại di động, thuận tiện cho người dùng. Đặc biệt, từ năm 2020, Quảng Ngãi cũng là một trong những tỉnh đầu tiên thực hiện liên thông văn bản điện tử giữa Khối Đảng và Chính quyền, tạo thành một quy trình xử lý chỉ đạo điều hành được xuyên suốt, nhanh chóng, kịp thời. Hầu hết công tác điều hành, chỉ đạo của chính quyền hiện không dùng bản giấy (trừ văn bản mật theo quy định). 

“Trước đây, văn bản từ tỉnh ra Lý Sơn, nếu chờ văn bản giấy thì cần có thời gian nhất định, với văn bản điện tử thì hầu như tức thì. Việc ứng dụng chữ ký số trên thiết bị di động giúp lãnh đạo có thể kí số văn bản mọi lúc, mọi nơi và không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý. Thông qua hệ thống dùng chung này thì có thể giúp giám sát việc thực hiện gửi nhận văn bản kí số của cơ quan, đơn vị địa phương trong toàn tỉnh. Đồng thời, tích hợp Hệ thống theo dõi nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong hệ thống để theo dõi việc thực hiện các nhiệm vụ”, Phó Giám đốc Sở Thông tin & Truyền thông Đỗ Quang Nghĩa chia sẻ. 

Sau hai năm đi vào hoạt động, Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành dùng chung đã tạo ra một quy trình xử lý chỉ đạo điều hành được xuyên suốt, nhanh chóng, kịp thời trong cơ quan nhà nước ở Quảng Ngãi. Chính quyền điện tử hướng tới Chính quyền số, góp phần đưa Quảng Ngãi trở thành tỉnh phát triển mạnh về ứng dụng các giải pháp công nghệ, góp phần mang lại lợi ích chung cho chính quyền, người dân và doanh nghiệp.